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回复信件应注意的礼仪

信件本来就是一种相互往来的过程，收信后必然要回复，复信要注意的事项有以下几点：

一．要及时阅读来信。

见信如见人，收到信件后一连几天不看，犹如把客人拒之门外，这是很不应该的，而且拖延看信可能会延迟某些重要的事项和信息。

二．根据来信内容，决定是否复信，何时复信和如何复信。

在复信时，最好说一句是几月几日收到你的信，以免让对方担心信件是否送达。

三．有些来信可能是求教某个问题或托办某件事情，收信人应明确予以回答。

凡是应该帮助而自己又能帮助的，应尽可能伸出援助之手；如果爱莫能助，则应坦诚地说明情况，以取得对方的谅解，并且不致耽误对方及早寻找其他方法。

自己可以帮助一臂之力时又办不好的事，也应先给对方复信，以免对方久等。

总之，对来信提出的要求，收信人应该坦诚相对，置之不理或避而不答，是不合礼仪要求的。

四．有时，由于种种原因，例如地址更换，出差在外，转信人耽搁等，导致收信人没能及时收到来信，甚至因此贻误了办事的时机，对此，收信人应在收信后立即向对方说明事实情况，取得对方的谅解，并尽可能设法采取一些弥补的措施。

另外，对于社会知名人士来说，对于经常收到的一些不相识的崇拜者的来信，最好请人专门帮助回复，或者挑出部分信件自己回复，保持与大众的交流与联系，因为对这些信件一一答复，显然是不可能的；一概不理不问，视而不见或视若包袱，也是不合适的。

同时还可以选择适当的机会和方式，如通过新闻媒介，向来信者表示自己的谢意。